En Onlines implementamos recientemente un nuevo formato para el inicio y resolución de proyectos. Si bien no es precisamente un hackathon en el sentido estricto del concepto comparte algunas ideas que nos hicieron utilizar este nombre. La idea es simple:
Ponemos todos los recursos de la agencia durante un día completo a disposición del inicio un proyecto determinado con el objetivo de resolver en esa jornada todo lo crucial del mismo.
Repasemos algunos puntos.
Setup
Primero definimos quiénes van a participar del hackathon, porque si bien la idea es poner todos los recursos de la agencia a disposición, tal vez alguno de los miembros del equipo no es necesario que esté presente.
Una vez que tenemos la llamada kick-off del proyecto con el cliente definimos la fecha en que será realizado el hackathon. Es indispensable que todos los que participarán bloqueen su calendario, cancelen reuniones y organicen ese día para tener disponibilidad total sin distracciones o urgencias.
Determinamos si la jornada va a ser presencial en nuestras oficinas o si será en formato retomo, utilizando herramientas colaborativas para llevarlo adelante.
Por último nos aseguramos de contar con todos los recursos necesarios para poder trabajar: brief, materiales y los principales puntos de duda resueltos. Además damos aviso a nuestro cliente de que la fecha elegida deberá estar disponible para atender cualquier llamada o mensaje que realicemos, para resolver nuestras dudas con celeridad.
Ahora estamos listos para empezar.
desarrollo
Más allá de quien va a diseñar, desarrollar, gestionar el servidor, redactar y otras tareas puntuales del proyecto y por el cual el cliente nos contrata, durante este hackathon surgen nuevas tareas y funciones relacionadas puntualmente a la metodología. El director de proyecto y el project manager se convierten en facilitadores y solucionadores real-time de todo lo que va pasando, no solo de lo que se necesita sino de los bloqueadores que van apareciendo a medida que se avanza.
Es clave poder tener un roadmap claro de la jornada que se va a llevar a cabo con la previsión de lo que se va a necesitar en cada momento y si bien uno puede determinar el alcance de forma previa, el resultado real al que se puede llegar al finalizar el día se vuelve más claro a medida que avanzan las horas.
Poder organizar qué tareas se pueden realizar el paralelo para generar una cascada lo más corta posible es importante y solo puede llevarse a cabo si se entiende y conoce el proceso de punta a punta. También termina siendo determinante el poder separar ciertos aspectos para llevarlos a cabo en alguna etapa posterior.
Para cerrar el día repasamos el resultado al que llegamos y asignamos las tareas restantes asegurándonos de que nadie tenga dudas en cuanto a su ejecución.
Resultados
Los resultados de las primeras experiencias que llevamos a cabo con esta esta metodología son positivos. Muy positivos. Y si bien por ahora es un poco difícil medir las diferencias con nuestro proceso tradicional los tiempos se redujeron muchísimo sin perder calidad.
Esto expone algunas ideas que si bien pueden ser apresuradas seguramente deban ser puestas en debate:
- Es posible que nuestro proceso de trabajo tradicional, que respeta ciertos pasos, feedback, controles, registros y entregables sea demasiado estructurado y burocrático para determinados proyectos.
- Los retrasos en los proyectos se deben muchas veces a cuestiones de comunicación, disponibilidad, interrupciones, dispersión en la atención y a otros factores que no son exclusivos del tiempo que tarda una tarea en ejecutarse.
- Si es algo que está claro para ambas partes, muchas veces el cliente valora más la celeridad en la resolución del proyecto que un proceso super ordenado con múltiples entregables y pseudojustificaciones de trabajo.
- Si la información circula de forma fluida entre todos los involucrados las dudas se reducen y el resultado es común y claro para todos.
Si bien no vamos a resolver todos los proyectos de esta manera seguramente esta forma de trabajar se termine combinando con todo lo demás que hacemos. Mientras tanto aún tenemos mucho para corregir, ajustar y optimizar.
Próximos pasos
Hay algunas cosas en las que tenemos que seguir trabajando:
- Reducir la dependencia de las decisiones que toma el project manager y que la metodología puedan llevarse a cabo de forma natural con la experiencia de cada uno de los participantes.
- Tratar de que cuando lo realizamos de forma remota tengamos los mismos resultados que al hacerlo presencial nuestra oficina. Así podemos incluir a los miembros de nuestro equipo que están en otras ciudades.
- Poder tener reglas claras a la hora de tomar decisiones durante el proceso sin caer nuevamente en una estructura lenta y pesada.
Y también aparecen algunas otras ideas que nos gustaría poner a prueba:
- Invitar a nuestro cliente a participar de la jornada para mejorar resoluciones y calidad del resultado final.
- Involucrar a un tercero, externo a nuestra agencia y a nuestro cliente, que consideremos que pueda aportar al proyecto. Tal vez a un periodista si vamos a trabajar en un medio digital, tal vez a un abogado para un proyecto con implicancias legales, por poner algunos ejemplos.
- Más café.
Dado que aún se encuentra en etapa experimental seguramente vuelva a escribir más adelante sobre este tema.